Intelligente E-Mail-Bearbeitung und Archivierung mit GRÜN NTX

Die GRÜN Software Medien GmbH bietet Verlagen mit GRÜN NTX eine optimierte und automatisierte Methode zur E-Mail-Verarbeitung, die den gesamten Prozess erheblich vereinfacht. Üblicherweise landen E-Mails in den Postfächern der Mitarbeiter, die diese dann manuell abarbeiten. Ein typisches Szenario findet man im Kundenservice: Alle eingehenden E-Mails werden von einem Team gemeinsam bearbeitet. Diese manuelle Bearbeitung erfolgt häufig in mehreren, nicht miteinander verknüpften Programmen und ist daher zeitaufwendig und fehleranfällig.

Dank eines höheren Automatisierungsgrads ist der Prozess der E-Mail-Bearbeitung in der Verlagssoftware GRÜN NTX deutlich verbessert worden. Verlage, die ihre Arbeit bislang in zwei verschiedenen Programmen (E-Mail und Warenwirtschaft) erledigen mussten, können den Prozess nun zentral mit einer Software abbilden. Alle eingehenden E-Mails werden an einen GRÜN NTX-Service weitergeleitet, der die E-Mails analysiert und entsprechende Aufgaben erstellt. Basierend auf Merkmalen wie Absenderadresse oder Betreffzeile ordnet das System die E-Mails einem bestehenden Kunden oder Kontakt zu. Das Resultat ist die Zuordnung der E-Mails in drei verschiedene Blöcke:

Durch die Klassifizierung können die E-Mails im Anschluss an unterschiedliche Sachbearbeiter-Teams weitergeleitet werden, wodurch eine automatisierte Aufgabenverteilung stattfindet. Die E-Mails landen anschließend in einem Aufgabenpool, aus dem die Mitarbeiter Aufgaben übernehmen oder an Kollegen weiterleiten können. Der E-Mail-Text, einschließlich Anhängen, kann direkt in GRÜN NTX eingesehen und bearbeitet werden. Dies ermöglicht eine schnelle Reaktion auf Kundenanfragen und reduziert die Notwendigkeit, zwischen verschiedenen Programmen zu wechseln. Da auch ausgehende E-Mails des GRÜN NTX-Service archiviert werden ist zusätzlich die gesamte E-Mail-Kommunikation, welche mit dem Kunden stattgefunden hat, im CRM archiviert und ersichtlich.

GRÜN NTX bietet umfangreiche Dokumentationsfunktionen, die die Nachverfolgung und Bearbeitung von E-Mails erleichtern. Mitarbeiter können E-Mails direkt als Aufgaben übernehmen oder sie an Kollegen weiterleiten, und dies wird im System dokumentiert, sodass jederzeit nachvollziehbar ist, wer welche Aufgabe bearbeitet. Jede Aufgabe hat einen Bearbeitungsstatus, und sobald eine Aufgabe abgeschlossen ist, wird dies im System vermerkt. Dadurch bleibt der Überblick über offene und erledigte Aufgaben stets erhalten. Alle E-Mails werden archiviert und können jederzeit eingesehen werden, was die Rückverfolgung von Kommunikation erleichtert und eine lückenlose Dokumentation ermöglicht. E-Mails, die als Spam identifiziert werden, werden in einem separaten Bereich gespeichert, was verhindert, dass wichtige E-Mails fälschlicherweise als Spam markiert und übersehen werden.

Eine interessante und zukunftsweisende Entwicklung ist die Nutzung von Künstlicher Intelligenz zur Klassifizierung von E-Mails. Dabei werden eingehende E-Mails über eine Schnittstelle an ChatGPT übergeben. Die KI analysiert den Inhalt der E-Mails und ordnet sie in zuvor definierte Kategorien ein. Diese Integration hat sich als notwendig erwiesen, da in Testläufen immer wieder Probleme mit dem Spamscore auftraten: Tatsächliche Kundenanfragen erhielten oft einen höheren Spamscore als Spam-Mails. Die Integration der KI-Funktion in GRÜN NTX befindet sich zurzeit in der Pilotphase.

Diese intelligente Analyse ermöglicht eine präzisere und effizientere Verarbeitung der E-Mails. Mitarbeiter sehen nur die für ihre Abteilung relevanten Aufgaben und können so schneller und gezielter auf Anfragen reagieren. Die KI-gestützte E-Mail-Bearbeitung erhöht die Genauigkeit, da durch die präzise Kategorisierung der E-Mails Fehler bei der Zuordnung minimiert werden. Die Bearbeitung wird beschleunigt, weil wichtige E-Mails sofort erkannt und priorisiert werden, was die Bearbeitungszeit verkürzt. Zudem werden die Mitarbeiter entlastet, da Routineaufgaben automatisiert werden und sie sich auf komplexere Anfragen konzentrieren können.

Der optimierte E-Mail-Bearbeitungsprozess mit GRÜN NTX bietet Verlagen eine effiziente und automatisierte Lösung für die Verwaltung von Kundenanfragen. Durch die Integration von E-Mail-Programm und Warenwirtschaftssystem wird die Bearbeitung schneller und weniger fehleranfällig. Die umfangreichen Dokumentationsfunktionen sorgen für Transparenz und Nachvollziehbarkeit bei der Bearbeitung von E-Mails. Die zukünftige Einbindung von KI, insbesondere durch die Anbindung an ChatGPT, verspricht zusätzliche Verbesserungen und einen noch höheren Automatisierungsgrad.