Belege schneller finden – NTX Belegverzeichnis
Mit unserem Funktionsmodul „NTX-Belegverzeichnis“ können Sie die in NTX erzeugten Belege automatisiert im PDF-Format auf einem Fileserver ablegen. Direkter Zugriff auf Originalbelege oder deren (Nach-)Druck können an Ihrem Arbeitsplatz-PC erfolgen. Komfortabel ist hier der Funktionsaufruf unmittelbar aus NTX.
Gewerbetreibende sind verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. In vielen Fällen werden derartige Dokumente – trotz fortschreitender Digitalisierung – immer noch in gedruckter Form in Aktenordnern abgelegt und später in einem Archiv aufbewahrt. Ist im Tagesgeschäft ein Zugriff auf ein Dokument erforderlich, ist der damit verbundene Aufwand – insbesondere bei unterschiedlichen Standorten – nicht zu unterschätzen.
Abhilfe kann eine revisionssichere Archivierungssoftware (DMS) mit übersichtlicher Ablage aller relevanten Informationen im Einklang mit den gesetzlichen Anforderungen („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ GoBD) schaffen. Vorteil: Die Suche nach einem Dokument ist effizient und die Archivierung in gedruckter Form kann entfallen. Doch sind Anschaffungs- und Unterhaltungskosten sowie der Aufwand zur Erstellung und Beschreibung aller notwendigen Prozesse häufig recht hoch, und so bleibt es oft bei der Papierablage.
Einen Ausweg bieten wir mit unserem Funktionsmodul „NTX-Belegverzeichnis“. Die in NTX erzeugten Belege (Lieferscheine, Rechnungen und Gutschriften) werden automatisiert im PDF-Format auf einem Fileserver abgelegt. An der bisherigen Ablageform wird dabei nichts geändert.
Belege erzeugen, speichern und anzeigen
Die im PDF-Format erzeugten Einzelbelege (Voraussetzung „NTX-XML-Output“ und Belegaufbereitung über NTX) werden an einem definierten Ort auf dem NTX-Applikationsserver oder einem anderen Fileserver gespeichert. Das Dateiverzeichnis wird nach Kundennummerngruppen strukturiert, um die Verwaltbarkeit der einzelnen Verzeichnisse zu gewährleisten. Die Benennung der Dateien erfolgt nach Datum und Belegnummer. Zugriff, Anzeige oder (Nach-)Druck der Belege können direkt an Ihrem Arbeitsplatz über den Dateimanager bzw. das Dateisystem erfolgen.
Komfortabler geht dies natürlich, wenn die Belege unmittelbar aus NTX heraus über einen Funktionsaufruf zugänglich sind. Dies kann an verschiedenen Stellen in NTX wie dem CRM, der Adress- oder Auftragsverwaltung erfolgen. Dabei können der Einzelbeleg direkt oder ein (kundenspezifisches) Dateiverzeichnis aufgerufen werden.
Zusätzlich zu den in NTX erzeugten Belegen haben Sie die Möglichkeit, auch andere Dokumente in dieser Struktur abzulegen und auf gleichem Wege aus NTX heraus direkt zu öffnen, z. B. Briefe an Kunden. Zu einem Titel gehörende Dokumente wie Titelcover, Klappentext oder Rezensionen empfiehlt sich natürlich ein Funktionsaufruf direkt aus der NTX-Titelmappe.
Bei Interesse an dem hier vorgestellten Funktionsmodul „NTX-Belegverzeichnis“ wenden Sie sich bitte an Ihren Projektleiter oder unser NTX-Vertriebsteam. Darüber hinaus unterstützen wir Sie auch gern, wenn Sie auf dem Weg zum digitalen Büro gleich eine revisionssichere Archivierungssoftware einsetzen möchten.
